N° U.I.	27949
Fecha Salida	16/03/2017 
Estado	Público
Vocalía	
Municipalidades B
Expediente	5300-55-2017-0-1 
Ente	[078.0] Municipalidad de MORENO
Ámbito	Municipal
Resúmen	
Consulta: Relacionada con el proceso que pretende impulsar en la Comuna de digitalización de documentación.

Señalando la necesidad de proceder a la digitalización de la totalidad de expedientes y documentación, a fin de ahorrar espacio, insumos y tiempo de traslado/derivación de aquellos entre oficinas, consulta si es posible contar con tecnología que permita tal fin.

En referencia a la destrucción de expedientes -que no resulten necesario ser conservados-, pregunta si es factible abocar parte del sistema con que cuenta el municipio de recolección y tratamiento de residuos; si es posible la comercialización del producto obtenido; cuál sería el área encargada del control y gestión de la labor; qué plazos se pautan para su inicio y análisis del proyecto; qué plazos deben respetarse en relación a los expedientes existentes y la urgencia de contar con la confección de formulario de eliminación o desafectación de documentos. Asimismo, si resulta de aplicación lo dispuesto en los Decretos Nacional n° 1571/81 y Provincial n° 3066/91, acerca de los plazos de conservación de la documentación.

Por último, considerando que la elaboración de un sistema de gestión documental digital, generaría celeridad en la tramitación de todo tipo de expediente, presenta inquietud acerca de mecanismos para proceder a la digitalización de ellos, modo de adquisición del sistema (compra directa o licitación pública o colaboración de área de informática de la dependencia), actualización de soporte técnico existente, en su caso adquisición de maquinarias, garantía de prestación de internet en todas las terminales y capacitación de agentes municipales para su utilización.

Respuesta: Respecto al archivo y destrucción de documentación, y en relación a los Decretos traídos a consulta, se señala que el Decreto Nacional n° 1571/81 aprueba la Tabla de Plazos Mínimos de Conservación de Documentos de Personal y de Control, para la Administración Pública Nacional; mientras que el Decreto Provincial n° 3066/91 fija el Régimen General de Archivo para las actuaciones que se tramitan en la provincia, fijando plazos de archivo según la documentación. Por ende las normas citadas están dirigidas a autoridades públicas nacionales y provinciales respectivamente.

En el orden municipal, no se ha reconocido a las jurisdicciones competencias propias para establecer sistemas de plazos de guarda y criterios de selección de documentos. Se recuerda la vigencia del artículo 283 de la LOM que establece que “Todos los documentos, libros y publicaciones municipales serán conservados en archivos organizados según los métodos que aconseje el Archivo Histórico Provincial. Pasados diez (10) años con consentimiento previo de esta Institución, podrán ser destruidos los que no revistan interés histórico, bibliográfico o estadístico y los que no sean necesarios conservar para amparar derechos del Estado o de terceros.”

Asimismo, el artículo 61 de las Disposiciones de Administración anexas al Decreto 2980/00 (RAFAM) menciona la digitalización de la documentación, disponiendo que “La documentación original deberá permanecer archivada por un período no inferior a tres (3) años y los registros durante cinco (5) años. Vencidos dichos plazos, la documentación podrá ser reemplazada por medios magnéticos, informáticos u otra tecnología que garantice la inmutabilidad de la reproducción del documento…”

Del contenido de ambas normas surgen dos conceptos importantes: 1.- el artículo 283 de la Ley Orgánica de las Municipalidades tiene mayor rango normativo que el del Decreto Reglamentario, lo cual se ha reflejado suficientemente en la doctrina del Organismo, debiendo respetarse sus disposiciones sobre el particular; 2.- las Disposiciones de Administración anexas al RAFAM determinan que la tecnología que reemplace a la documentación en soporte papel, deberá ofrecer las garantías suficientes para asegurar la imposibilidad del cambio, es decir la inalterabilidad, integralidad y universalidad del material a conservar y factible de reproducir.

A su vez, la decisión de emprender una digitalización sistemática en el Municipio, conlleva contemplar la gestión de documentos asociados, teniendo presente los problemas relacionados con el flujo y el almacenamiento de los mismos, realizando validaciones y controles de calidad sobre la legibilidad de la información, aplicando técnicas apropiadas y garantizando la conservación de la información en óptimas condiciones.

En relación, a la posibilidad de afectar el sistema de recolección de residuos de la Comuna a la tarea de destrucción de documentación, se entiende que ello constituye una decisión de gestión de las autoridades municipales, quienes deberán analizar su conveniencia y determinar el área encargada de su gestión y control; aclarando que este Organismo evaluará la operatoria en el marco de la legalidad de la contratación realizada a tal fin. Por otra parte, nada obsta a la comercialización del producido del producto destruido.              

En relación con la implementación de un mecanismo de digitalización de expedientes en cualquiera de las modalidades posibles, conjuntamente con las diversas preguntas vinculadas con ella, resultan también una decisión propia de las autoridades comunales.

Por ello, y como corolario de lo consultado, se recomienda tener presente lo expresado en la reciente Ley n° 14.828, que crea el “Plan Estratégico de Modernización de la Administración Pública de la Provincia de Buenos Aires” y que invita a los Municipios de la Provincia de Buenos Aires a adherir a la misma. En el mencionado Plan se enuncia que los sistemas informáticos, en el marco de la digitalización de documentos y procesos administrativos, se deben desarrollar a los fines de facilitar la gestión, el acceso y la perdurabilidad de la información y la reducción de los plazos en las tramitaciones.

Por último, se menciona que la utilización de expedientes electrónicos, documentos electrónicos, firma electrónica, firma digital, comunicaciones electrónicas, notificaciones electrónicas y domicilios electrónicos constituidos, en todos los procedimientos administrativos que se tramitan ante la Administración Pública de la Provincia de Buenos Aires centralizada y descentralizada, y los Organismos de la Constitución, tienen idéntica eficacia jurídica y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel o cualquier otro soporte que se utilice a la fecha de entrada en vigencia de dicha Ley.

Como cierre, y en el caso que se elija la tercerización de cualquiera de los servicios consultados, se recuerda que su tramitación se deberá ajustar a los artículos correspondientes a la contratación de bienes y servicios que rigen en la Ley Orgánica de las Municipalidades y en las Disposiciones de Administración anexas al Decreto n° 2980/00.