N° U.I.	27204
Fecha Salida	14/06/2016 
Estado	Público
Vocalía	
Municipalidades A
Expediente	5300-311-2016-0-1 
Ente	[007.0] Municipalidad de BAHIA BLANCA
Ámbito	Municipal
Resúmen	
Consulta: Respecto a si procedería la implementación de un mecanismo de registro de Decretos y Resoluciones digital (sin uso de papel) a fin de optimizar el Registro Oficial de la Comuna. Asimismo, propone trabajar en forma mancomunada con este Organismo a efectos de encontrar una alternativa de registro diferente a la existente.

Destaca que el sistema de registro actual atenta contra la celeridad y dinamismo de las gestiones administrativas internas.

Explica que la implementación de un mecanismo digital redundaría en mejora y optimización de los tiempos de gestión, reducción de gasto destinado a compra de insumos para la impresión, fotocopiado, distribución y publicación de documentos, disminución en costos de almacenamiento y traslado de documentos, acceso rápido y seguro a la información de manera simultánea desde diferentes lugares, aprovechamiento del lugar destinado a la guarda de archivos físicos, respaldo de los documentos ante su eventual pérdida o destrucción, entre otros beneficios.

Respuesta: El artículo 165 inciso 1º del Decreto Ley Nº 6.769/58 establece que corresponde al Departamento Ejecutivo "Habilitar los libros que el Tribunal de Cuentas determine ...”.

Por su parte el Reglamento de Contabilidad determina que resultan indispensables, entre otros, los libros de “Registro de Decretos” y de “Registro de Resoluciones” (artículo 99 incisos "n" y "o"), previendo en el artículo 100 la forma de llevarlos y su rúbrica.

Mediante Circular Nº 298/82 de este Honorable Tribunal de Cuentas se establece la obligatoriedad de los Libros Anuales "Registro de Decretos" y "Registro de Resoluciones".

A través del artículo 5º de la Resolución Nº 691/07 (T.O. según Resolución AG Nº 2/12) de este Honorable Tribunal de Cuentas, se determina que para la rúbrica de dichos registros se continuará con el procedimiento establecido en el artículo 100 del referido Reglamento de Contabilidad.

Consecuentemente, por el momento no procede la eliminación de los libros Registro de Decretos y Registro de Resoluciones en formato papel.

A mayor abundamiento, se recuerda que mediante Ley Nº 13.666 la  Provincia de Buenos Aires adhirió a la Ley Nacional de Firma Digital Nº 25.506, que aplica a los municipios por imperio de su artículo 2º -promoviendo de esa forma la utilización en el ámbito de la administración pública de las Nuevas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (NTIC) a fin de contribuir a la progresiva "despapelización" y al aumento de productividad de los organismos, logrando mayor eficiencia en los plazos de los circuitos administrativos y optimizando el manejo de la información a través de los avances técnicos y tecnológicos-. No obstante, a la fecha este Honorable Tribunal de Cuentas -atendiendo a las realidades de los municipios, las limitaciones propias que implica el control que constitucional y legalmente ejerce, las dificultades de implementar la rúbrica digital a tales efectos y la tramitación en formato papel de los expedientes- no advierte hoy una mejor forma de llevar esos libros, no obstante encontrarse estudiando el modo de implementar el uso de las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones a efectos de mejorar las actividades de control que desarrolla (verbigracia por Resolución Nº 7/15 se implementa un sistema de notificaciones electrónicas).

En otro orden, se previene que por Decreto Nº 305/12 se designó a la Secretaría General de la Gobernación como Autoridad de Aplicación de la citada ley provincial, estableciéndose además que dicha jurisdicción funcionaría como Organismo Certificador del sistema; habiéndose dispuesto, luego, por Resolución Nº 23/13 de la propia Secretaría General el desarrollo y puesta en marcha de una prueba piloto a efectos de implementar la firma digital en forma progresiva -a la que se invitó a adherir, entre otros, a los municipios y a los Organismos de la Constitución (artículo 6º)- en la cual la misma Secretaría se constituye en Autoridad de Registro de la Oficina Nacional de Tecnologías de la Información (ONTI) -así se dispuso posteriormente, también, por Decreto Nº 268/15-, en su calidad de Certificador Licenciado de la Infraestructura de Firma Digital (artículo 1º), previéndose que la elección de las aplicaciones y/o procedimientos administrativos a los que se incorpore firma digital en el marco de la Prueba Piloto, serán oportunamente individualizados y aprobados por Resolución del Secretario General de la Gobernación (artículo 5º) -entre los que no se encuentra la rúbrica de registros que hoy motivan la consulta-.

Sin perjuicio de lo expuesto, nada impediría que ese Municipio lleve paralelamente un registro digital que permita optimizar el manejo de la información y contar con un respaldo en caso de pérdida o destrucción y/o que proponga a este Honorable Tribunal de Cuentas el modo de implementar una nueva forma de rúbrica.

En ese entendimiento, cuadra destacar la vigencia de la Resolución Nº 706/11 de este Honorable Tribunal de Cuentas, mediante la cual se determina que la implementación y modificación de sistemas informáticos, destinados a registrar los decretos, resoluciones, contratos y licitaciones, declarados de cumplimiento obligatorio por el artículo 99 incisos h), n) y o) del Reglamento de Contabilidad se considerarán aprobados por este Organismo con la simple comunicación de su puesta en vigencia en las respectivas Delegaciones Zonales de este Tribunal (artículo 1º) -lo cual no implica prescindir de los folios rubricados, tal cual se desprende del propio considerando-; destacándose que si en los respectivos estudios de cuenta se detectaran falencias en los sistemas objeto de aprobación, deberán efectuarse las modificaciones necesarias para adecuar los mismos a la normativa vigente (artículo 2º).

En efecto, ante la propuesta de utilización del formato PDF a tales fines, para así luego ser volcados los decretos y resoluciones en las hojas móviles rubricadas, se estimó que no resulta exigible que las copias de decretos y resoluciones volcadas a los folios sean certificadas en cuanto a su autenticidad y fidelidad por el Secretario de Gobierno o equivalente funcional, debiendo si constar el archivo de los actos administrativos con firma original en el área de dicha Secretaría (conforme dictamen emitido en expediente 4102-1119/2014-0-1 de la Municipalidad de San Antonio de Areco el 3 de noviembre de 2014).